1. 認証パスワード通知メールの受信
〇〇〇〇〇@ohwa-audit.co.jpのアドレスから件名「認証パスワード及びご回答手続きの案内」というメールが、担当者様と責任者様それぞれに届きます。
依頼情報として監査クライアント名、確認回答基準日、確認回答期日が記載されておりますので確認して頂き、合わせて手順1から内容を確認してください。
特に、3.認証用パスワードはAdobe Acrobat Signログイン時に利用しますので本メールは削除しないようにしてください。
2. 回答依頼メールの受信と認証ログイン
Adobe Acrobat Signから件名「[署名依頼] XXXX社_債権債務確認状_〇〇〇〇」というメールが届きます。中央の「確認して署名」を選択してください。
WEBブラウザが立ち上がりAdobe Acrobat Signにログインする認証用パスワードを入力する画面が表示されます。
認証パスワード通知メールを確認し、手順3.認証用パスワードに記載されている認証用パスワードを入力して「続行」を選択してください。
3. 利用条件等の同意
利用条件、消費者への情報開示をご確認頂き、同意いただける場合は「続行」を選択ください。
4. 回答入力
回答の入力についてはまず、「オプションを選択」を選択してください。
確認依頼内容の科目、残高に相違が無い場合は、「確認依頼内容に相違はありません。」を選択してください。選択後、手順の5. 署名・送信をご覧ください。
確認依頼内容の科目、残高に相違が有る場合は、「相違があります。以下の記載の通り、または送付する明細の通りです。」を選択してください。
また、相違内容を赤枠内に記載してください。
そのほか、明細提出先の「メールアドレス」を選択するとリンクを促すメッセージが表示されます。
「リンクを開く」を選択するとメーラーが起動しますので、明細を添付して送信することができます。
送付する際は、登録されている責任者をCCに追加して送信してください。
全体像を把握したい場合はこちらからサンプルをダウンロードできます。
5. 署名・送信
回答の選択、または入力が終わりましたら、画面下部の「クリックして署名」を選択してください。
署名欄が表示されますので、氏名を入力して「適用」を選択してください。
署名が入力されたことを確認して、画面下部の「送信」を選択します。
以上で担当者様の作業は終了になります。
6. 回答依頼メールの受信と認証ログイン
Adobe Acrobat Signから件名「[承認依頼] XXXX社_債権債務確認状_〇〇〇〇」というメールが届きます。中央の「確認して承認」を選択してください。
WEBブラウザが立ち上がりAdobe Acrobat Signにログインする認証パスワードを入力する画面が表示されます。
認証パスワード通知メールを確認し、手順3.認証用パスワードに記載されている認証用パスワードを入力して「続行」を選択してください。
7. 利用条件等の同意
利用条件、消費者への情報開示をご確認頂き、同意いただける場合は「続行」を選択ください。
8. 回答のご確認
相担当者様が選択した相違あり無しの項目を確認し、「相違があります。以下の記載の通り、または送付する明細の通りです。」を選択している場合は、勘定科目と残高に記載があるか間違いが無いかご確認ください。
添付資料を別途送信している場合は、添付資料に間違いが無いかご確認ください。
9. 承認の辞退
記載内容に不備があった場合、署名を辞退することができます。画面右上の「オプション」を選択してください。「承認をしません」を選択します。
辞退の理由を入力してください。入力することで同意しないボタンを選択できるようになります。「同意しない」を選択してください。
同意しないを選択すると下記の画面が表示されます。
辞退すると辞退したことを伝えるメールがAdobe Acrobat Signから送信されます。
10. 承認署名・送信
回答や添付文書に問題が無ければ、画面下部の「クリックして署名」を選択してください。
回答等に不備があれば9. 承認の辞退を参照し承認の辞退を行ってください。
署名画面が表示されますので、氏名を入力して「適用」を選択してください。
署名終了後、「送信」ボタンを選択してください。
これで回答手続きが完了します。
11. 回答の受領
全ての担当者、責任者がサインを行うとAdobe Acrobat Signから「[完了] XXXX社_債権債務確認状_〇〇〇〇」というメールが受信されます。
添付されているPDFファイルを開くと担当者、責任者がサインしたPDFを開くことができます。
PDFの2枚目以降は監査ログとなっており、サインしたログが記載されています。
